Verschillende afdelingen en medewerkers zijn betrokken bij het inkoopproces. Enerzijds ligt het voor de hand dat inkooptaken verspreid liggen in de organisatie. Anderzijds zijn organisaties ook verplicht om inkooptken verspreid in de organisatie neer te leggen in het kader van functiescheiding. Daar waar verschillende afdelingen en medewerkers betrokken zijn bij de uitvoering van deactiviteiten is overdracht essentieel. Overdrach vraagt om afspraken en coördinatie. Door voorschrften op te stellen wordt duidelijk wat wordt verwacht van e gbetrokken en wat men van elkaar kan verwachten.